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Messebau und Planung

Unternehmen beim Messebau in China zu helfen, gehört seit vielen Jahren zu unserer Kernkompetenz.

Das rasche Wirtschaftswachstum in China hat zu einer zunehmenden Bedeutung der Messeindustrie geführt – das Reich der Mitte ist mittlerweile DER Ort für Messen in Asien. Handelsausstellungen und Messen sind entscheidend für den Erwerb neuer Kontakte, um Konkurrenten und Partner der Branche kennenzulernen und Leads für neue Geschäftsmöglichkeiten zu gewinnen. Wie bei allen sozialen Kontakten sind erste Eindrücke auch im professionellen Bereich besonders bedeutsam. Es ist daher entscheidend, dass Ihr Messestand herausragt und sich von der Konkurrenz abhebt. Die Besucher sollten sich eingeladen fühlen, Sie und Ihr Unternehmen kennen zu lernen. Das ist natürlich keine leichte Aufgabe, besonders wenn Sie Ihren Messeauftritt aus der Ferne organisieren.

Wir sind darauf spezialisiert, Sie im gesamten Messebauprozess zu unterstützen. Dies beinhaltet die Vorbereitung und Planung, die laufende Unterstützung und Betreuung vor Ort sowie die Nachbereitung und Evaluation. Aber nicht nur das – unser mehrsprachiges Team hilft Ihnen, alle Prozesse effizient zu koordinieren – bei Bedarf in Deutsch, Chinesisch und Englisch.

Messeorganisation braucht Zeit

Während die diesjährige Messe noch stattfindet, können Sie bereits Ihren Stand für das nächste Jahr buchen. Dies ist auch der Grund, warum der Planungsprozess Ihres Messeauftritts in der Regel ein Jahr im Voraus beginnt. In dieser Phase ist der enge Kontakt zum Messeorganisator entscheidend, um sicherzustellen, dass Sie einen Platz reservieren, der Ihre Sichtbarkeit maximiert. Schon in diesem Stadium müssen Sie sich darüber Gedanken machen, wie der Auftritt im folgenden Jahr aussehen soll: Sollte der Stand mehrere Etagen haben? Wieviel Quadratmeter werden benötigt? Wie viel Bildmaterial soll verwendet werden?

Sobald der Stand gebucht ist, muss die Vorbereitungsarbeit beginnen. Bei INCREON entwickeln wir ein maßgeschneidertes Branding- und Marketingkonzept, das sowohl internationalen als auch lokalen Anforderungen entspricht. Manche Inhalte können nicht einfach für Messen in Asien dupliziert werden, da kulturelle, verhaltensbezogene und soziale Unterschiede berücksichtigt werden müssen.

In der Vorbereitungsphase entwickeln wir diverse Informationsmaterialien, um Ihre Kunden über Ihre Präsenz auf der Messe zu informieren. Wir beraten Sie auch in Hinblick auf Vorgehen und Planung ihrer Kommunikation durch Online-und Offline Medienformate – auch spezifisch für den asiatischen Markt. Danach ist es ratsam ein Save-the-Date sowie eine offizielle Einladung zu verschicken, um sicherzustellen, dass sowohl etablierte als auch potenzielle Kunden auf Ihre Teilnahme aufmerksam gemacht werden.

Um einen erfolgreichen Messeauftritt zu garantieren bedarf es vieler Aufgaben, die im Voraus überdacht und organisiert werden müssen. Dazu gehören die Recherche und Kreation von Give-Aways, die Vorbereitung von messespezifischen Präsentationen und die Entscheidung für einen passenden Standbauer. Parallel dazu muss das Messestandkonzept entwickelt werden: Dies kann sehr zeitaufwändig sein, da die Gestaltung der Wände geplant und realisiert werden muss. In diesem Stadium ist es entscheidend, lokale und regionale Anforderungen zu bedenken, denn das Design, die Beleuchtung und der allgemeine Bau des Messestandes weichen häufig von europäischen Standards ab.

Im nächsten Schritt arbeiten unsere Designern und Projektmanager am Gesamtbild Ihres Standes. Wir bieten Ihnen Konzeptgestaltung von A bis Z, das von der Gestaltung der Standwände bis hin zur Auswahl der Möbel und der Organisation des Catering reicht. In dieser Erstellungsphase arbeiten wir sehr eng mit dem Standbauer zusammen, der letztlich für den Bau verantwortlich ist.

Darüber hinaus bieten wir Ihnen kompetente und umfassende Unterstützung vor Ort an. Unerwartete Situationen oder Probleme kann es immer geben – besonders in China stehen Kunden oft vor Herausforderungen in Bezug auf kurzfristige regulatorische Änderungen oder plötzlich vorzunehmende Anpassungen am Messestand.

Die Arbeit hört jedoch nicht nach dem letzten Messetag auf: Eine koordinierte Nachbereitung ist entscheidend, um generelles Interesse in konkreten Mehrwert umzumünzen. So muss durch Anschlusskommunikation Kontakt zu generierten Leads hergestellt werden. Dies kann durch die Einrichtung einer zeitnahen digitalen Direktmarketing-Kampagne erreicht werden, mithilfe derer Kontaktinformationen ausgetauscht und zusätzlich generell oder individualisiert über das Produktportfolio Ihres Unternehmens informiert werden kann. Die Veröffentlichung von Pressemitteilungen sowie Artikeln auf Ihren Medienkanälen runden eine effektive 360-Grad-Präsenz ab.

Als Full-Service-Agentur unterstützen wir Sie in diesem gesamten Prozess

Die folgende Aufstellung gibt Ihnen einen detaillierten Überblick über unser Leistungsportfolio und wie wir Ihren Messeauftritt zu Erfolg verhelfen:

  • Erarbeitung des gesamten Messekonzeptes
  • Vorarbeit:

    • Kontakt zum Messeorganisator und Initiierung der organisatorischen Prozesse
    • Kreation und Versand von Save-the-date Karten und Einladungen
    • Verwaltung Ihrer Adressdatenbank
    • Direktmarketing-Kampagnen: E-Mail-Marketing
    • Offline: Kreation von Anzeigen und Empfehlungen wichtiger Printmedien
    • Online: Handhabung der Werbung auf Social Media Plattformen und anderen digitalen Medien
    • Leistungsmessung
    • Recherche und Design von Werbegeschenken
  • Auswahl aller für den Stand benötigter Möbel
  • Anpassung und Justierung von Licht und Ton
  • Abstimmung und Koordination mit dem Standbauer
  • Erstellung von Werbematerial:

    • Bewertung des aktuellen Marketingmaterials und ggf. Anpassung an lokale und regionale Anforderungen und Besonderheiten
    • Anforderungen und Besonderheiten
    • Artikel für Online- und Offline-Medien
    • Banner
    • Sponsoring-Pakete
    • Unternehmensfilme und Videomaterial für die eigene Marketingkommunikation
  • Organisation von Interviews mit der Presse
  • Zusätzliche Dienstleistungen: Auswahl von Hostessen, Catering, Übersetzungsdienste